Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Marzena Machej-Zając, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą MMZ Marzena Machej-Zając, wpisana do CEIDG, z adresem działalności: ul. Bruzdowa 98F/8, 02-991 Warszawa, NIP: 6792935180, REGON: 543444044, dalej „Administrator”.

W sprawach dotyczących danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: mmzpsychoterapia@gmail.com lub pisemnie pod wskazanym powyżej adresem.

Polityka opisuje przetwarzanie danych związane z korzystaniem ze strony mmzpsychoterapia.pl, kontaktem z gabinetem, rezerwacją wizyt oraz świadczeniem usług psychologicznych i psychoterapeutycznych dla osób dorosłych. Dane są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”.

2. Zakres i źródła danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu kontaktu i rodzaju świadczonej usługi:

· Kontakt i rezerwacja wizyty: imię, nazwisko, jeśli zostanie podane, adres e-mail, numer telefonu, informacje o wybranej wizycie oraz treść korespondencji. W formularzu Cal.com wymagane są imię i adres e-mail; podanie telefonu jest opcjonalne.

· Konsultacje i psychoterapia: dane potrzebne do prowadzenia współpracy, w tym informacje o samopoczuciu, zdrowiu, sytuacji życiowej oraz przebiegu terapii, a także informacje zawarte w przekazanych dokumentach medycznych. Informacja o rodzaju zarezerwowanej wizyty również może ujawniać korzystanie z pomocy dotyczącej zdrowia psychicznego.

· Rozliczenia: informacje o płatnościach oraz dane niezbędne do wystawienia dokumentu rozliczeniowego, w tym adres i NIP, gdy są wymagane dla danego dokumentu.

· Korzystanie ze strony i połączeń online: dane techniczne potrzebne do działania tych usług, w szczególności adres IP i informacje o przeglądarce lub urządzeniu; podczas sesji online również dźwięk i obraz przy włączonej kamerze.

Dane pochodzą przede wszystkim od Państwa: z kontaktu e-mailowego, telefonicznego i osobistego, rezerwacji w Cal.com oraz spotkań. Administrator może otrzymywać od Państwa dokumenty medyczne do wglądu, ich kopie lub pliki przesłane elektronicznie i przechowywać je w zakresie potrzebnym do terapii. Informacje o rezerwacji i płatności docierają również za pośrednictwem usług obsługujących te czynności.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Administrator przetwarza dane w następujących celach:

· Udzielanie odpowiedzi na ogólne zapytania — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu korespondencji i obsłudze kontaktu. Jeżeli zapytanie dotyczy zawarcia umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

· Rezerwacja, organizacja i realizacja wizyt oraz prowadzenie dokumentacji współpracy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy i wykonania umowy. Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane w zakresie niezbędnym do udzielania pomocy służącej ochronie zdrowia psychicznego, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h w związku z art. 9 ust. 3 RODO, z zachowaniem tajemnicy zawodowej psychologa.

· Wypełnianie obowiązków podatkowych i rozliczeniowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

· Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ochronie praw Administratora. Jeżeli niezbędne jest wykorzystanie danych dotyczących zdrowia, podstawę stanowi również art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

· Zapewnienie działania i bezpieczeństwa strony internetowej — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu polegającego na utrzymaniu strony i ochronie przed nadużyciami.

4. Przechowywanie danych

Dokumentacja współpracy jest prowadzona w postaci papierowej i elektronicznej. Dane elektroniczne mogą być przechowywane na urządzeniach używanych przez Administratora oraz w usługach przechowywania danych i tworzenia kopii zapasowych. Administrator stosuje środki ochrony odpowiednie do poufnego charakteru dokumentacji.

Dane są przechowywane:

· w związku z ogólną korespondencją — do zakończenia sprawy, której dotyczy kontakt; jeśli korespondencja jest częścią współpracy lub jest potrzebna do ochrony przed roszczeniami, według zasad właściwych dla tych celów;

· w związku z rezerwacją i świadczeniem usług, w tym dokumentacja terapii — przez okres obsługi rezerwacji i współpracy, a po ich zakończeniu wyłącznie w zakresie potrzebnym do rozliczeń, wykonania obowiązków prawnych lub ochrony przed roszczeniami, przez okresy właściwe dla tych celów;

· dla celów podatkowych — co do zasady przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, którego dotyczą dokumenty; dłużej, jeżeli termin przedawnienia zobowiązania zostanie zgodnie z prawem przedłużony;

· dla celów związanych z roszczeniami — do upływu terminu przedawnienia danego roszczenia, a w razie prowadzenia postępowania przez czas niezbędny do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia; przechowywany jest wyłącznie potrzebny zakres danych;

· dla obsługi technicznej strony — przez czas potrzebny do obsługi połączenia, a dane związane z wykrytym incydentem bezpieczeństwa do jego wyjaśnienia i ewentualnego dochodzenia roszczeń;

· na podstawie zgody — do jej wycofania lub wcześniejszego zakończenia celu przetwarzania. Okresy działania opcjonalnych plików cookies i podobnych technologii są podawane w ustawieniach prywatności strony.

Po zakończeniu właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

5. Poufność i superwizja

Informacje uzyskane w związku ze świadczeniem usług są objęte tajemnicą zawodową, z wyjątkami wynikającymi z przepisów prawa.

Administrator poddaje swoją pracę superwizji w celu zapewnienia jakości udzielanej pomocy. Do superwizji przygotowywane są opisy sytuacji terapeutycznych bez imienia, nazwiska i danych kontaktowych pacjenta, z usunięciem lub uogólnieniem innych szczegółów pozwalających na jego rozpoznanie. Zakres omawianych informacji ogranicza się do niezbędnego minimum.

6. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne

W zakresie potrzebnym do realizacji wskazanych celów dane mogą być przetwarzane przez dostawców usług:

· hostingu i obsługi strony internetowej;

· rezerwacji wizyt i kalendarza;

· poczty elektronicznej i wideorozmów;

· przechowywania dokumentacji elektronicznej i tworzenia kopii zapasowych;

· bankowych i obsługi płatności;

· księgowych lub prawnych, jeżeli Administrator korzysta z ich pomocy w danej sprawie.

Dane mogą być również przekazywane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Każdy odbiorca otrzymuje dane w zakresie związanym z wykonywaną przez niego usługą lub obowiązkiem. Korzystanie z wymienionych usług nie oznacza przekazywania całej dokumentacji terapeutycznej każdemu z tych podmiotów.

Podmioty działające na zlecenie Administratora przetwarzają dane na podstawie odpowiednich warunków powierzenia. Niektórzy dostawcy, w szczególności banki, przetwarzają dane również jako odrębni administratorzy.

Rezerwacje. Link „Umów wizytę” prowadzi do zewnętrznego serwisu Cal.com. Rezerwacja nie wymaga przekazywania opisu problemów zdrowotnych ani dokumentacji medycznej. Zasady działania serwisu i przetwarzania danych przez jego operatora opisuje polityka prywatności Cal.com.

Sesje online. Spotkania odbywają się przez Google Meet. Administrator nie nagrywa sesji, nie sporządza ich transkrypcji ani automatycznych podsumowań. Może natomiast prowadzić własne notatki terapeutyczne. Zasady przetwarzania danych przez dostawcę połączenia opisuje polityka prywatności Google.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług informatycznych, w tym Cal.com i usług Google, może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

Przekazywanie odbywa się na podstawie właściwego mechanizmu przewidzianego w RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje ona danego odbiorcę i transfer, lub odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Informacje o podstawie konkretnego przekazania i stosowanych zabezpieczeniach oraz możliwość uzyskania ich kopii można otrzymać, kontaktując się z Administratorem pod adresem mmzpsychoterapia@gmail.com.

8. Pliki cookies

Pliki cookies i podobne technologie umożliwiają zapisywanie lub odczytywanie informacji na urządzeniu użytkownika. Technologie niezbędne do działania żądanej usługi mogą być stosowane bez odrębnej zgody. Technologie opcjonalne są uruchamiane po jej uzyskaniu.

Strona nie korzysta z Google Analytics ani z narzędzi reklamowych Google Ads i Meta Pixel. Dostawca strony Framer udostępnia zbiorcze statystyki odwiedzin; według jego dokumentacji standardowa analityka nie stosuje plików cookies ani trwałych identyfikatorów użytkowników.

Szczegóły dotyczące stosowanych opcjonalnych technologii, ich dostawców, celów i okresów działania są dostępne w ustawieniach prywatności strony. Po przejściu do zewnętrznego serwisu Cal.com obowiązują także ustawienia prywatności i cookies tego serwisu.

9. Państwa prawa

Na warunkach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:

· dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

· sprostowania danych;

· usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;

· przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody, w zakresie określonym w art. 20 RODO;

· wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją;

· wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli to ona stanowi podstawę przetwarzania, bez wpływu na zgodność z prawem czynności dokonanych przed jej wycofaniem;

· wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawie realizacji praw można napisać na adres mmzpsychoterapia@gmail.com. Niektóre prawa podlegają ograniczeniom wynikającym z RODO; w szczególności żądanie usunięcia danych nie zawsze obejmuje dane potrzebne do wykonania obowiązku prawnego lub ochrony przed roszczeniami.

10. Dobrowolność podania danych i automatyczne decyzje

Podanie danych jest dobrowolne, jednak określone dane są niezbędne do odpowiedzi na zapytanie, rezerwacji i realizacji wizyty lub dokonania rozliczeń. Ich niepodanie może uniemożliwić wykonanie danej czynności. Dane wymagane przepisami podatkowymi należy podać, gdy występuje obowiązek ich zamieszczenia na dokumencie rozliczeniowym. Brak informacji potrzebnych do bezpiecznego prowadzenia terapii może ograniczyć możliwość udzielenia pomocy.

Podanie danych oznaczonych jako opcjonalne oraz wyrażenie zgody na uruchomienie mapy nie jest warunkiem skorzystania z usług gabinetu.

Administrator nie podejmuje wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały.